- Start
- Ablauf
Ablauf eines Automatisierungsprojekts in vier Phasen
Kein Workshop über drei Tage und kein Konzept mit achtzig Seiten. Der Ablauf eines Automatisierungsprojekts hat bei uns vier Phasen, und nach jeder weißt du, wo du stehst. Du kannst nach jeder Phase aufhören.
- Phase 1
- Erstes Gespräch
- Phase 2
- Plan und Angebot
- Phase 3
- Umsetzung
- Phase 4
- Betrieb
Der Ablauf im Einzelnen
Am Anfang steht ein Gespräch, am Telefon, per Video oder bei dir im Betrieb. Du erzählst, was dich Zeit kostet. Wir fragen nach, bis wir den Ablauf so gut kennen wie du. Wer macht was, mit welchem Programm, wie oft, und was geht dabei schief?
Am Ende des Gesprächs weißt du, ob wir helfen können. Manchmal lautet die Antwort nein, etwa wenn ein fertiges Programm die bessere Lösung ist. Auch das sagen wir.
- Von dir
- Eine Stunde Zeit und einen echten Fall zum Durchgehen.
- Von uns
- Eine erste Einschätzung, was sich lohnt und was nicht.
Wir zeichnen den Ablauf auf, erst so, wie er heute läuft, dann so, wie er künftig laufen kann. Du siehst auf einer Seite, welche Schritte die Technik übernimmt und wo weiterhin ein Mensch entscheidet.
Dazu bekommst du ein Angebot mit festem Umfang und festem Preis. Darin steht auch, was das Projekt nicht umfasst und welche laufenden Kosten für Werkzeuge anfallen. Du sollst vorher wissen, worauf du dich einlässt.
- Von dir
- Zugang zu Beispieldaten und einen Ansprechpartner im Betrieb.
- Von uns
- Eine Zeichnung des Ablaufs und ein Angebot ohne Sternchen.
Jetzt wird gebaut. Du bekommst früh eine erste Fassung zu sehen, nicht erst am Ende. Wir prüfen den Ablauf mit deinen echten Fällen, auch mit den schwierigen. Die schiefe Rechnung, die Mail mit drei Anliegen, der Kunde, der zweimal bestellt.
Erst wenn der Ablauf diese Fälle besteht, geht er in den Betrieb. In den ersten Tagen läuft er neben der bisherigen Arbeitsweise mit, damit nichts verloren geht, falls doch etwas hakt.
- Von dir
- Rückmeldung zu den Testfällen und die Freigabe zum Start.
- Von uns
- Den fertigen Ablauf samt Fehlerbehandlung und Überwachung.
Zum Start gibt es eine Einweisung für alle, die mit dem Ablauf arbeiten, und eine Beschreibung in normalem Deutsch. Darin steht, was der Ablauf tut, wo man Texte und Regeln ändert und was bei einer Störung passiert.
Danach lassen wir dich nicht allein. Wir überwachen, was wir gebaut haben, und melden uns, wenn etwas auffällt. Ändert sich ein Programm oder dein Ablauf, passen wir an. Aus der Erfahrung mit dem ersten Ablauf ergibt sich meist von selbst, welcher als Nächstes dran ist.
- Von dir
- Den Ablauf nutzen und sagen, was im Alltag auffällt.
- Von uns
- Überwachung, Anpassungen und einen festen Ansprechpartner.
Ein Projekt ist gut gelaufen, wenn du danach vergisst, dass es den alten Ablauf je gab.
Vier Grundsätze für jeden Ablauf
- Grundsatz 01 Ein Ablauf zuerst
Wir starten nie mit fünf Baustellen. Ein Ablauf wird fertig und läuft, dann folgt der nächste. So siehst du früh, was es bringt.
- Grundsatz 02 Deine Programme bleiben
Wir bauen um das herum, was du nutzt. Ein Wechsel der Software kommt nur zur Sprache, wenn es wirklich keinen anderen Weg gibt.
- Grundsatz 03 Datenschutz von Anfang an
Welche Daten wohin fließen, steht fest, bevor die erste Zeile gebaut wird. Du bekommst eine Übersicht für deine Unterlagen.
- Grundsatz 04 Verständliche Übergabe
Alles, was wir bauen, ist beschrieben und gehört dir. Du sollst weitermachen können, mit uns oder ohne uns.
Was wir im Einzelnen bauen, zeigen die Leistungen in der Übersicht. Beispiele aus dem Alltag findest du bei den Branchen, für die wir arbeiten.
Fragen zum Ablauf
Wie lange dauert der Ablauf vom ersten Gespräch bis zum Start?
Das hängt vom Umfang ab und davon, wie schnell Zugänge und Beispieldaten vorliegen. Ein überschaubarer Ablauf braucht deutlich weniger Zeit als ein Vorhaben über mehrere Systeme. Einen realistischen Zeitplan bekommst du mit dem Angebot.
Was kostet das erste Gespräch?
Nichts. Es dient dazu, dass beide Seiten wissen, ob eine Zusammenarbeit sinnvoll ist. Du gehst damit keine Verpflichtung ein.
Müssen wir während des Projekts viel Zeit einplanen?
Weniger, als die meisten befürchten. Am meisten brauchen wir dich am Anfang, wenn wir den Ablauf verstehen wollen, und beim Testen. Dazwischen arbeiten wir selbstständig und melden uns mit klaren Fragen.
Was passiert, wenn der Ablauf im Betrieb nicht funktioniert wie geplant?
Dann bessern wir nach. Deshalb läuft der neue Ablauf am Anfang neben dem alten. Zeigt sich im Alltag ein Fall, den niemand vorhergesehen hat, ergänzen wir ihn.
Können wir nach dem ersten Projekt wieder aufhören?
Ja. Es gibt keine Mindestlaufzeit für eine Zusammenarbeit über das vereinbarte Projekt hinaus. Der gebaute Ablauf gehört dir und läuft weiter.
Phase eins dauert eine Stunde
Ein Gespräch, ein echter Fall aus deinem Alltag und danach eine klare Antwort. Mehr braucht es nicht für den Anfang.
Du erreichst uns über das Kontaktformular oder per Mail an info@qxj.de.