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Automatisierung im Handwerk für weniger Büro am Abend

Tagsüber Baustelle und abends Büro, so sieht die Woche in vielen Handwerksbetrieben aus. Automatisierung im Handwerk ändert nichts an deiner Arbeit beim Kunden. Sie nimmt dir den Teil ab, der danach noch am Schreibtisch wartet.

Über deinen Betrieb sprechen Einen Tag ansehen

Erledigt 01: Angebot verschickt
Erledigt 02: Termin bestätigt
Erledigt 03: Stunden übertragen

Werkbank in einer Schreinerei mit Tablet neben Zollstock und Bleistift

01.1 Ausgangslage

Warum Automatisierung im Handwerk so viel bringt

Im Handwerk fehlt es selten an Aufträgen, es fehlt an Zeit und an Leuten. Jede Stunde, die der Meister mit Angeboten und Rechnungen verbringt, fehlt auf der Baustelle oder zu Hause. Eine zweite Bürokraft ist teuer und schwer zu finden.

Gleichzeitig ist kaum eine Branche so reich an wiederkehrenden Abläufen. Aufmaß, Angebot, Auftragsbestätigung, Materialbestellung, Terminabsprache, Abnahme, Rechnung. Die Reihenfolge ist fast immer gleich. Genau solche Ketten lassen sich gut automatisieren, ohne dass der Betrieb seine Art zu arbeiten umkrempeln muss.

01.2 Vorher und nachher

Ein Arbeitstag mit und ohne Automatisierung

Sechs Momente aus einem ganz normalen Dienstag im Malerbetrieb mit vier Leuten, scroll weiter und sieh, was sich ändert.

06:45 von Hand
Bisher: Mailbox abhören, drei Rückrufe auf einen Zettel schreiben

06:45 läuft
Mit Automatisierung: Anfragen von gestern Abend stehen sortiert in der Liste
09:30 von Hand
Bisher: Aufmaß auf Papier, Fotos irgendwo auf dem Handy

09:30 läuft
Mit Automatisierung: Aufmaß und Fotos landen direkt beim Auftrag
12:15 von Hand
Bisher: Kunde ruft an und fragt, wann ihr kommt

12:15 läuft
Mit Automatisierung: Kunde hat gestern eine Terminerinnerung bekommen
15:00 von Hand
Bisher: Material fehlt, Fahrt zum Großhändler

15:00 läuft
Mit Automatisierung: Bestellung ging mit der Auftragsbestätigung raus
18:30 von Hand
Bisher: Angebot schreiben am Küchentisch

18:30 läuft
Mit Automatisierung: Angebotsentwurf prüfen und abschicken, zwei Minuten
20:00 von Hand
Bisher: Stundenzettel entziffern für die Rechnung

20:00 läuft
Mit Automatisierung: Feierabend, die Zeiten sind schon beim Auftrag

Niemand ist Handwerker geworden, um abends Rechnungen zu schreiben.

01.3 Wo wir anfangen

Vier Stellen, an denen wir im Handwerk meistens anfangen

Idee 01
Vom Aufmaß zum Angebot

Die Angaben vom Termin werden zu einem fertigen Entwurf mit deinen Positionen und Preisen. Du prüfst und sendest noch am selben Tag.
Zur Leistung Angebote und Rechnungen
Idee 02
Anfragen, die vollständig ankommen

Ein Formular auf der Website fragt gleich nach Maßen, Fotos und Wunschtermin. Du rufst an und weißt schon, worum es geht.
Zur Leistung Individuelle Tools
Idee 03
Eingangsrechnungen ohne Abtippen

Rechnungen vom Großhandel werden gelesen und dem Auftrag zugeordnet. Die Nachkalkulation stimmt, ohne dass jemand Belege sortiert.
Zur Leistung Dokumentenverarbeitung
Idee 04
Termine, die sich selbst bestätigen

Kunden bekommen automatisch eine Bestätigung und am Vortag eine Erinnerung. Das spart Anrufe und vergebliche Anfahrten.
Zur Leistung Prozessautomatisierung

01.4 Weiterlesen

Drei Begriffe, die in dieser Branche oft fallen

Glossar Medienbruch im Glossar Ein Medienbruch entsteht, wenn Informationen innerhalb eines Ablaufs das Medium wechseln und dafür von Hand übertragen werden müssen.
Glossar E-Rechnung im Glossar Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ein Programm automatisch auslesen und verarbeiten kann.
Glossar Workflow im Glossar Ein Workflow ist ein Arbeitsablauf aus festgelegten Schritten, die in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden.

Automatisierung in anderen Branchen

Branche Beispiele für Immobilienmakler Anfragen, Exposés und Termine ohne Handarbeit
Branche Beispiele für Steuerberater Belege und Mandantenpost kommen sortiert an
Branche Beispiele für Arztpraxen Das Telefon klingelt seltener, die Anmeldung atmet auf

Häufige Fragen

Fragen aus der Branche Handwerk

Wir arbeiten mit einer Handwerkersoftware. Lässt die sich anbinden?

Viele Branchenprogramme bieten Schnittstellen oder zumindest Importe und Exporte. Wir prüfen im ersten Gespräch, was dein Programm kann, und bauen darum herum. Wechseln musst du deshalb nicht.

Meine Leute sind keine Computerfreunde. Funktioniert das trotzdem?

Gerade dann. Gute Automatisierung im Handwerk merkt man auf der Baustelle kaum. Ein Foto machen, einen Knopf drücken, fertig. Alles Weitere passiert im Hintergrund.

Lohnt sich das für einen kleinen Betrieb mit drei Leuten?

Oft sogar besonders, weil dort eine Person alles Büro nebenher erledigt. Wir fangen mit dem Ablauf an, der dich am meisten Zeit kostet, und sehen dann weiter.

Nächster Schritt

Wie sieht dein Dienstag aus?

Erzähl uns von einem ganz normalen Arbeitstag, und wir zeigen dir, an welchen Stellen Automatisierung dir am meisten abnimmt.

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