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Automatisierung für Steuerberater und Kanzleien
Die fachliche Arbeit ist selten das Problem, es sind die fehlenden Belege, die Rückfragen und die Mandanten, die alles am letzten Tag schicken. Automatisierung für Steuerberater setzt genau dort an, vor der eigentlichen Bearbeitung.
- Erledigt 01
- Beleg zugeordnet
- Erledigt 02
- Mandant erinnert
- Erledigt 03
- Post verteilt
Was Automatisierung für Steuerberater leisten kann
Dazu kommt der Fachkräftemangel. Gute Mitarbeiter sind schwer zu finden und sollten ihre Zeit nicht damit verbringen, Mandanten an fehlende Kontoauszüge zu erinnern. Jede Rückfrage, die sich von selbst erledigt, schafft Raum für Beratung, und die ist es, wofür Mandanten gern zahlen.
Ein Kanzleitag mit und ohne Automatisierung
Sechs Momente aus der Woche vor einer Abgabefrist, scroll weiter und vergleiche.
- 08:15 von HandBisher: Posteingang sichten und an Sachbearbeiter verteilen08:15 läuftMit Automatisierung: Post ist erkannt und liegt beim richtigen Mandat
- 09:30 von HandBisher: Mandant anrufen, weil drei Belege fehlen09:30 läuftMit Automatisierung: Mandant wurde automatisch an die offenen Belege erinnert
- 11:00 von HandBisher: Belege aus Mailanhängen speichern und umbenennen11:00 läuftMit Automatisierung: Anhänge sind benannt und beim Mandat abgelegt
- 14:00 von HandBisher: Neuen Mandanten anlegen, Vollmachten nachfordern14:00 läuftMit Automatisierung: Mandant hat alles online ausgefüllt und unterschrieben
- 16:30 von HandBisher: Standardfrage zur Abgabefrist beantworten16:30 läuftMit Automatisierung: Antwortentwurf liegt bereit und wird freigegeben
- 17:45 von HandBisher: Fristenliste von Hand abgleichen17:45 läuftMit Automatisierung: Übersicht zeigt, wo Unterlagen für Fristen fehlen
Mandanten zahlen für Beratung, aber für das Einsammeln von Belegen zahlt niemand gern.
Vier Ansatzpunkte in der Kanzlei
- Idee 01 Belege anfordern, ohne zu telefonieren
Mandanten sehen, was fehlt, und werden freundlich erinnert. Die Kanzlei greift erst ein, wenn die Erinnerung nicht gereicht hat.
Zur Leistung Prozessautomatisierung - Idee 02 Mandantenaufnahme in einem Zug
Stammdaten, Vollmachten und Unterlagen kommen über einen geführten Weg herein, statt über sechs Mails mit Anhängen.
Zur Leistung Individuelle Tools - Idee 03 Posteingang, der sich verteilt
Eingehende Dokumente werden erkannt, dem Mandat zugeordnet und dem zuständigen Mitarbeiter vorgelegt.
Zur Leistung Dokumentenverarbeitung - Idee 04 Antworten auf wiederkehrende Fragen
Fristen, benötigte Unterlagen, Abläufe. Entwürfe stehen bereit, die fachliche Freigabe bleibt selbstverständlich bei der Kanzlei.
Zur Leistung E-Mail-Automatisierung
Drei Begriffe, die in dieser Branche oft fallen
- Glossar OCR im Glossar OCR ist die automatische Texterkennung. Sie wandelt Bilder von Schrift, etwa einen Scan oder ein Foto, in echten, durchsuchbaren Text um.
- Glossar E-Rechnung im Glossar Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ein Programm automatisch auslesen und verarbeiten kann.
- Glossar Auftragsverarbeitung im Glossar Auftragsverarbeitung liegt vor, wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag und nach Weisung eines Unternehmens verarbeitet.
Automatisierung in anderen Branchen
- Branche Beispiele für Arztpraxen Das Telefon klingelt seltener, die Anmeldung atmet auf
- Branche Beispiele für Onlinehandel Von der Bestellung bis zum Versand ohne Kopieren
- Branche Beispiele für Agenturen und Dienstleister Onboarding, Zeiten und Berichte laufen mit
Fragen aus der Branche Steuerberater
Ersetzt das unsere Kanzleisoftware?
Nein, die Fachsoftware bleibt das Herzstück. Wir kümmern uns um die Wege dorthin, also um alles, was vor der Buchung passiert, und nutzen dafür die vorgesehenen Schnittstellen und Importe.
Wie passt das zur Verschwiegenheitspflicht?
Das ist die erste Frage, die wir klären. Welche Daten dürfen wohin, welche Anbieter kommen infrage, was bleibt im eigenen Haus. Automatisierung für Steuerberater muss sich nach dem Berufsrecht richten, nicht umgekehrt. Die berufsrechtliche Bewertung triffst du.
Machen die Mandanten da mit?
Wenn es für sie einfacher wird, ja. Ein Foto vom Beleg ist bequemer als ein Umschlag. Wer es lieber wie bisher mag, schickt weiter per Mail. Der Eingang verarbeitet beides.
Wie sieht dein Dienstag aus?
Erzähl uns von einem ganz normalen Arbeitstag, und wir zeigen dir, an welchen Stellen Automatisierung dir am meisten abnimmt.
Du erreichst uns über das Kontaktformular oder per Mail an info@qxj.de.