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Branche 06 von 06

Automatisierung für Agenturen und Dienstleister

Dienstleister verkaufen Zeit und Köpfe. Jede Stunde, die in Verwaltung fließt, lässt sich niemandem berechnen. Automatisierung für Agenturen holt diese Stunden zurück, vom ersten Kontakt bis zur Rechnung.

Über deinen Betrieb sprechen Einen Tag ansehen
Erledigt 01
Bericht gefüllt
Erledigt 02
Zeiten bestätigt
Erledigt 03
Rechnung vorbereitet
Besprechungstisch einer Agentur mit Laptops, Notizbuch und Kaffeetassen
06.1 Ausgangslage

Warum Automatisierung für Agenturen die Marge schützt

Projektgeschäft hat einen Haken, denn zwischen den eigentlichen Aufgaben liegt viel Arbeit, die niemand sieht. Zugänge einsammeln, Ordner anlegen, Zeiten nachtragen, Berichte bauen, Rechnungen aus Stundenlisten zusammensetzen. Der Kunde bezahlt das Ergebnis, nicht den Weg dorthin.

Wächst das Team, wächst diese unsichtbare Arbeit schneller als der Umsatz. Plötzlich braucht es eine Projektassistenz, nur um den Überblick zu behalten. Wer die Wiederholungen automatisiert, kann mehr Projekte mit denselben Leuten betreuen, ohne dass die Qualität leidet.

06.2 Vorher und nachher

Ein Projekttag mit und ohne Automatisierung

Sechs Momente aus einer Marketingagentur mit zwölf Leuten, scroll weiter und vergleiche.

  1. 09:00 von Hand
    Bisher: Neukunde gewonnen, fünf Mails für Zugänge und Unterlagen
    09:00 läuft
    Mit Automatisierung: Kunde arbeitet eine geführte Startliste ab
  2. 10:30 von Hand
    Bisher: Projektordner, Kanal und Aufgaben von Hand anlegen
    10:30 läuft
    Mit Automatisierung: Projektvorlage ist mit einem Klick eingerichtet
  3. 13:00 von Hand
    Bisher: Briefing aus drei Mails und einem Anruf zusammensuchen
    13:00 läuft
    Mit Automatisierung: Briefing kam vollständig über ein Formular
  4. 15:30 von Hand
    Bisher: Monatsbericht aus vier Werkzeugen zusammenkopieren
    15:30 läuft
    Mit Automatisierung: Bericht hat sich selbst gefüllt, du schreibst das Fazit
  5. 17:00 von Hand
    Bisher: Zeiten der Woche aus der Erinnerung nachtragen
    17:00 läuft
    Mit Automatisierung: Kalender schlägt die Zeiten vor, du bestätigst
  6. 18:15 von Hand
    Bisher: Rechnung aus der Stundenliste bauen
    18:15 läuft
    Mit Automatisierung: Rechnungsentwurf liegt zur Freigabe bereit

Der Kunde bezahlt das Ergebnis, die Verwaltung dazwischen bezahlst du.

06.3 Wo wir anfangen

Vier Abläufe für Agenturen und Dienstleister

  1. Idee 01
    Onboarding neuer Kunden

    Vertrag, Zugänge, Ansprechpartner, Unterlagen. Der Kunde wird Schritt für Schritt geführt und das Team sieht, was noch fehlt.

    Zur Leistung Prozessautomatisierung
  2. Idee 02
    Berichte, die sich selbst füllen

    Zahlen aus allen Kanälen fließen in eine Vorlage. Dein Team schreibt nur noch die Einordnung, also den Teil, für den der Kunde euch bezahlt.

    Zur Leistung Reporting und Dashboards
  3. Idee 03
    Von der Zeit zur Rechnung

    Erfasste Zeiten werden am Monatsende zu Rechnungsentwürfen, nach Kunde und Projekt getrennt. Nichts wird vergessen, nichts doppelt berechnet.

    Zur Leistung Angebote und Rechnungen
  4. Idee 04
    Werkzeuge verbinden

    Projektverwaltung, Chat, Zeiterfassung und Buchhaltung tauschen Daten aus. Ein neuer Auftrag entsteht einmal und ist überall vorhanden.

    Zur Leistung Schnittstellen
06.4 Weiterlesen

Drei Begriffe, die in dieser Branche oft fallen

  • Glossar Workflow im Glossar Ein Workflow ist ein Arbeitsablauf aus festgelegten Schritten, die in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden.
  • Glossar Dashboard im Glossar Ein Dashboard ist eine Übersichtsseite, die die wichtigsten Kennzahlen eines Unternehmens aktuell und auf einen Blick zeigt.
  • Glossar No-Code im Glossar No-Code bezeichnet Werkzeuge, mit denen man Anwendungen und Abläufe aus fertigen Bausteinen zusammensetzt, ohne eine Zeile Programmcode zu schreiben.

Automatisierung in anderen Branchen

Häufige Fragen

Fragen aus der Branche Agenturen und Dienstleister

Wir nutzen schon viele Werkzeuge. Brauchen wir noch eins?

Wahrscheinlich nicht, denn meist fehlt keine weitere Software, sondern die Verbindung zwischen den vorhandenen. Wir arbeiten mit dem, was im Team schon akzeptiert ist.

Können wir Automatisierung auch für unsere Kunden anbieten?

Ja, das ist für viele Agenturen ein sinnvoller Ausbau des Angebots. Wir arbeiten gern im Hintergrund für eure Kundenprojekte. Sprich uns darauf an.

Wie fangen wir an, ohne das laufende Geschäft zu stören?

Mit einem einzigen Ablauf, der alle nervt. Das Onboarding ist ein guter Kandidat. Es läuft neben dem Tagesgeschäft an und zeigt nach kurzer Zeit, ob Automatisierung für Agenturen wie eure hält, was sie verspricht.

Nächster Schritt

Wie sieht dein Dienstag aus?

Erzähl uns von einem ganz normalen Arbeitstag, und wir zeigen dir, an welchen Stellen Automatisierung dir am meisten abnimmt.

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