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Dokumentenverarbeitung mit KI für Rechnungen und Belege
Eine Rechnung kommt als PDF, die nächste als Foto vom Handy, die dritte per Post. Am Ende sitzt jemand davor und tippt Betrag, Datum und Lieferant ab. Automatische Dokumentenverarbeitung liest diese Belege für dich, prüft die Angaben und legt sie dort ab, wo sie hingehören.
- Kommt herein
- PDF, Handyfoto, Scan, E-Rechnung
- Kommt heraus
- Betrag erkannt, Lieferant zugeordnet, gebucht
- Deine Rolle
- prüfen und freigeben
Dokumentenverarbeitung ohne Abtippen
Früher brauchte man für jedes Rechnungslayout eine eigene Schablone. Heute versteht die KI ein Dokument eher so, wie du es tust. Sie erkennt, dass die Zahl neben dem Wort Gesamtbetrag der Betrag ist, egal wo sie auf dem Blatt steht. Das klappt auch bei Lieferanten, die sie noch nie gesehen hat.
Wir bauen die Dokumentenverarbeitung so, dass unsichere Fälle bei dir landen statt im System. Was die KI sicher erkennt, läuft durch. Bei allem anderen bekommst du den Beleg mit markierten Feldern zur kurzen Prüfung.
Vom Beleg zur Buchung in vier Schritten
- Der Beleg kommt an
Per Mail, als Scan oder als Foto aus der App. Alle Wege führen in denselben Eingang, damit nichts mehr in privaten Postfächern oder auf dem Beifahrersitz liegen bleibt.
- Die KI liest das Dokument
Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze und auf Wunsch jede einzelne Position. Auch schiefe Fotos und mehrseitige Rechnungen sind kein Hindernis.
- Die Angaben werden geprüft
Stimmt die Summe mit den Positionen überein? Ist der Lieferant bekannt? Gab es die Rechnungsnummer schon einmal? Auffälligkeiten werden markiert, bevor gebucht wird.
- Die Daten gehen ins System
Der fertige Datensatz landet in deiner Buchhaltung oder Warenwirtschaft, das Original wird sauber benannt abgelegt. Du gibst nur noch frei.
Lesen kann die Maschine. Entscheiden, ob bezahlt wird, bleibt bei dir.
Welche Dokumente sich gut verarbeiten lassen
- Beispiel 01 Eingangsrechnungen
Der Klassiker. Rechnungen werden gelesen, dem Lieferanten zugeordnet und zur Freigabe vorgelegt. Seit Betriebe E-Rechnungen empfangen müssen, verarbeiten wir beide Welten, das alte PDF und das neue strukturierte Format.
- Beispiel 02 Lieferscheine und Aufmaße
Der Monteur fotografiert den Lieferschein auf der Baustelle. Die Positionen stehen kurz darauf beim richtigen Auftrag, und im Büro muss niemand mehr Handschrift entziffern.
- Beispiel 03 Formulare und Anträge
Anmeldebögen, Selbstauskünfte, Verträge. Die KI zieht die Angaben heraus und füllt damit dein Kundensystem, statt dass jemand Feld für Feld überträgt.
Wann sich die automatische Verarbeitung lohnt
Je mehr Belege durch deine Hände gehen, desto schneller rechnet es sich. Aber auch bei kleinen Mengen zählt, dass nichts mehr liegen bleibt.
- Du bekommst regelmäßig Rechnungen oder Belege
- Angaben werden heute von Hand übertragen
- Belege kommen auf verschiedenen Wegen an
- Dein Steuerbüro wartet oft auf Unterlagen
- Es geht um eine Handvoll Belege im Monat
- Dein Programm liest Rechnungen bereits zuverlässig
- Die Dokumente sind handschriftliche Freitexte ohne Struktur
Begriffe und verwandte Leistungen
- Glossar OCR im Glossar OCR ist die automatische Texterkennung. Sie wandelt Bilder von Schrift, etwa einen Scan oder ein Foto, in echten, durchsuchbaren Text um.
- Glossar E-Rechnung im Glossar Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ein Programm automatisch auslesen und verarbeiten kann.
- Glossar Medienbruch im Glossar Ein Medienbruch entsteht, wenn Informationen innerhalb eines Ablaufs das Medium wechseln und dafür von Hand übertragen werden müssen.
- Glossar ERP im Glossar Ein ERP-System ist die zentrale Software eines Unternehmens, in der Aufträge, Einkauf, Lager, Rechnungen und oft auch die Buchhaltung zusammenlaufen.
- Leistung E-Mail-Automatisierung kennenlernen Das Postfach sortiert sich und schlägt Antworten vor
- Leistung Schnittstellen kennenlernen Deine Programme tauschen Daten selbst aus
- Leistung Individuelle Tools kennenlernen Kleine Werkzeuge für genau eine Aufgabe
Fragen zu Dokumentenverarbeitung
Wie genau ist die Dokumentenverarbeitung mit KI?
Bei sauberen Rechnungen sehr zuverlässig, bei zerknitterten Kassenzetteln naturgemäß weniger. Deshalb arbeiten wir mit einer Sicherheitsschwelle. Was darunter liegt, bekommst du zur Prüfung, statt dass es ungeprüft gebucht wird.
Funktioniert das mit meiner Buchhaltungssoftware?
Die gängigen Programme bieten Schnittstellen oder einen Import. Wir prüfen im ersten Gespräch, welchen Weg dein System anbietet, und sagen dir offen, wenn es dort hakt.
Was ist mit der Aufbewahrungspflicht?
Die Originale bleiben erhalten und werden nachvollziehbar abgelegt. Wie du rechtssicher archivierst, stimmst du am besten mit deinem Steuerberater ab. Wir richten die Ablage so ein, dass sie zu seinen Vorgaben passt.
Kann die KI auch E-Rechnungen verarbeiten?
Ja. E-Rechnungen sind strukturierte Daten und lassen sich sogar einfacher verarbeiten als ein PDF. In der Praxis kommen noch lange beide Formen an. Deshalb bauen wir einen Eingang für alles.
Hast du so einen Ablauf im Betrieb?
Beschreib ihn uns in drei Sätzen, und wir melden uns mit einer ehrlichen Einschätzung, ob und wie er sich automatisieren lässt.
Du erreichst uns über das Kontaktformular oder per Mail an info@qxj.de.