Was eine E-Rechnung ist und was nicht
Eine E-Rechnung ist kein PDF, das per Mail verschickt wird. Ein PDF ist für Menschen gemacht. Die E-Rechnung ist ein Datensatz für Maschinen. Jede Angabe steht an einer festgelegten Stelle, vom Rechnungsdatum bis zum Steuersatz.
In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet. Die XRechnung ist eine reine Datendatei. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit den eingebetteten Daten und ist für den Alltag oft angenehmer.
Welche Pflichten für die E-Rechnung gelten
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland bei Geschäften mit anderen inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, gelten gestaffelte Fristen. Ab 2027 gilt sie für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle.
Es gibt Ausnahmen, etwa für Kleinbeträge. Was genau für deinen Betrieb gilt, klärt dein Steuerberater verbindlich.
Warum die E-Rechnung eine Chance für Automatisierung ist
Wo Daten strukturiert ankommen, muss niemand mehr lesen und abtippen. Eine E-Rechnung kann geprüft, dem Auftrag zugeordnet und zur Zahlung vorbereitet werden, ohne dass sie ein Mensch öffnet. Wer die Pflicht nur als Last sieht, verschenkt den eigentlichen Nutzen.
Was E-Rechnung für deinen Betrieb bedeutet
Du musst E-Rechnung nicht selbst beherrschen, um davon etwas zu haben. Wichtig ist, dass du einordnen kannst, wo der Begriff in deinem Alltag auftaucht und welche Fragen du einem Anbieter stellen solltest. Dafür sind die Erklärung oben und das Beispiel weiter unten gedacht.
Ob das Thema für dich eine Rolle spielt, zeigt sich am schnellsten an einem echten Vorgang aus deinem Betrieb. Nimm den, der dich am meisten Zeit kostet, und geh ihn mit uns durch. Die Technik dahinter ist dann unsere Aufgabe. Du brauchst nur zu wissen, was am Ende herauskommen soll.