Was Auftragsverarbeitung bedeutet
Sobald du ein Programm in der Cloud nutzt, in dem Kundendaten liegen, verarbeitet der Anbieter diese Daten für dich. Das gilt für das Mailprogramm ebenso wie für den Newsletterdienst oder eine Automatisierungsplattform.
Die Datenschutz-Grundverordnung nennt das Auftragsverarbeitung. Verantwortlich für die Daten bleibst du. Der Anbieter darf nur tun, was du ihm aufträgst.
Was im Vertrag zur Auftragsverarbeitung steht
Der Vertrag, kurz AVV, regelt, welche Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck, wie sie geschützt sind und welche Unterauftragnehmer beteiligt sind. Seriöse Anbieter stellen ihn fertig bereit, oft zum Abschluss per Klick.
Liegen Server außerhalb der EU, kommen weitere Anforderungen hinzu. Das ist kein Hindernis, muss aber geprüft werden.
Warum Auftragsverarbeitung bei Automatisierung wichtig ist
Ein automatisierter Ablauf reicht Daten durch mehrere Dienste. Jeder davon ist ein Auftragsverarbeiter. Wir führen deshalb für jedes Projekt eine Liste, welche Daten wohin fließen. Damit kannst du deine Datenschutzerklärung und dein Verzeichnis der Verarbeitungen aktuell halten. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Was Auftragsverarbeitung für deinen Betrieb bedeutet
Du musst Auftragsverarbeitung nicht selbst beherrschen, um davon etwas zu haben. Wichtig ist, dass du einordnen kannst, wo der Begriff in deinem Alltag auftaucht und welche Fragen du einem Anbieter stellen solltest. Dafür sind die Erklärung oben und das Beispiel weiter unten gedacht.
Ob das Thema für dich eine Rolle spielt, zeigt sich am schnellsten an einem echten Vorgang aus deinem Betrieb. Nimm den, der dich am meisten Zeit kostet, und geh ihn mit uns durch. Die Technik dahinter ist dann unsere Aufgabe. Du brauchst nur zu wissen, was am Ende herauskommen soll.