Was eine Prozessanalyse ist
Bevor ein Ablauf automatisiert wird, muss klar sein, wie er wirklich läuft. Nicht wie er im Handbuch steht und nicht wie der Chef glaubt, dass er läuft. Die Prozessanalyse hält fest, wer was wann tut, womit und warum.
Das klingt nach Unternehmensberatung, ist im kleinen Betrieb aber oft in einem Gespräch erledigt.
Wie eine Prozessanalyse abläuft
Wir nehmen einen echten Vorgang und gehen ihn Schritt für Schritt durch. Am besten mit den Menschen, die ihn täglich erledigen. Wo kommt die Information her? Wo wartet sie? Wer muss nachfragen? Was geht regelmäßig schief?
Das Ergebnis ist eine einfache Zeichnung des Ablaufs, in der Wartezeiten, Doppelarbeit und Medienbrüche markiert sind.
Warum die Prozessanalyse vor der Automatisierung kommt
Wer einen schlechten Ablauf automatisiert, bekommt einen schnellen schlechten Ablauf. Häufig zeigt die Analyse, dass ein Schritt ganz wegfallen kann. Das ist die beste Automatisierung, denn sie kostet nichts. Erst danach lohnt es sich, über Technik zu sprechen.
Was Prozessanalyse für deinen Betrieb bedeutet
Du musst Prozessanalyse nicht selbst beherrschen, um davon etwas zu haben. Wichtig ist, dass du einordnen kannst, wo der Begriff in deinem Alltag auftaucht und welche Fragen du einem Anbieter stellen solltest. Dafür sind die Erklärung oben und das Beispiel weiter unten gedacht.
Ob das Thema für dich eine Rolle spielt, zeigt sich am schnellsten an einem echten Vorgang aus deinem Betrieb. Nimm den, der dich am meisten Zeit kostet, und geh ihn mit uns durch. Die Technik dahinter ist dann unsere Aufgabe. Du brauchst nur zu wissen, was am Ende herauskommen soll.